¿Es la centralita en la nube una buena opción para tu empresa?

• Un sistema PBX alojado en la nube es una opción de sistema telefónico empresarial rentable.
• Los sistemas alojados en la nube ofrecen una amplia selección de valiosas funciones y un servicio constante.
• Si no dispone de una conexión a Internet fiable, un sistema PBX en la nube podría no ser adecuado para su negocio.
• Este artículo es para los propietarios de negocios que están considerando cambiar su sistema telefónico a una opción de PBX en la nube y están buscando aprender más sobre este tipo de sistema.

Los sistemas telefónicos PBX alojados en la nube se han vuelto cada vez más populares en los últimos años. La posibilidad de añadir un sistema telefónico robusto con todas las características y herramientas que necesita, sin tener que instalar o mantener ningún equipo, es particularmente atractiva para muchas pequeñas empresas. Sin embargo, para algunas empresas, tener un sistema telefónico que depende totalmente de la potencia de la conexión a Internet no es lo ideal. Antes de decidir si un sistema PBX en la nube es adecuado para su empresa, es importante entender exactamente qué es un sistema PBX en la nube, cómo funciona y los pros y los contras.

¿Qué es la centralita en la nube?

Un sistema de centralita privada (PBX) es una red telefónica de nivel empresarial que permite la comunicación tanto dentro como fuera de su organización. Un sistema telefónico empresarial se diferencia de los servicios residenciales o celulares en que cuenta con ofertas de servicios adicionales, que suelen incluir conferencias de llamadas, marcación de extensiones, ajustes de horario comercial para enrutar las llamadas fuera de horario, colas de espera de clientes y música en espera.

La PBX en la nube, también conocida como PBX alojada o PBX virtual, es una solución de PBX basada en IP a la que se accede completamente a través de Internet. En lugar de alojar el software en un servidor como hacen los sistemas digitales, la PBX en la nube aloja todo el software y los datos en la nube.

Lo más importante: Un sistema PBX en la nube es una solución de telefonía empresarial que funciona con una conexión a Internet. Todo el software y los datos se alojan en la nube. Los sistemas PBX en la nube ofrecen valiosas funciones, como asistentes automáticos, colas de llamadas, marcación de extensiones y conferencias telefónicas.

Centralita digital vs. centralita en la nube

Los sistemas telefónicos en la nube son una rama de los sistemas PBX digitales -o locales-. Estos sistemas ofrecen el mismo nivel de funcionalidad, pero difieren en la ubicación de los equipos y en su mantenimiento. Las estructuras de costes de ambos sistemas también los diferencian. Los sistemas telefónicos locales tienen equipos PBX alojados en grandes unidades de hardware que deben almacenarse in situ. Los sistemas locales pueden ser muy costosos debido a su tamaño y a la necesidad de una instalación de almacenamiento especial. Además, las empresas tienen que pagar un costoso mantenimiento periódico, ya que las máquinas son complejas y requieren atención profesional.

Los sistemas telefónicos digitales PBX se controlan mediante una centralita PBX. La centralita procesa las conexiones entre los teléfonos para facilitar una llamada y controla muchas funciones del sistema telefónico para empresas.

La PBX en la nube toma toda la funcionalidad de un sistema digital y la traslada a un espacio virtual, eliminando la necesidad de hardware y otros equipos, lo que permite ahorrar dinero en la instalación y el mantenimiento. Los sistemas PBX alojados se han hecho populares en gran medida porque son más fáciles de usar y proporcionan todas las funciones de una plataforma PBX digital (y más) sin requerir un equipo torpe y costoso.

Lo más importante: Un sistema telefónico PBX digital es una solución in situ, lo que significa que todo el equipo se almacena en servidores dentro de su empresa. Un sistema PBX en la nube no requiere equipo físico. Todo el equipo se almacena en la nube, por lo que es una opción mucho más flexible.

¿Cómo funciona la centralita en la nube?

La centralita en la nube es un sistema telefónico por Internet en el que el proveedor se encarga tanto de alojar el equipo de la centralita como de proporcionar sus servicios telefónicos. Su teléfono de sobremesa se conecta a un router, y las llamadas, la señalización y las funciones se gestionan a través de un servidor en la ubicación física del proveedor.

La centralita es responsable de enrutar las llamadas entrantes, permitir la transferencia de llamadas a otras extensiones y ejecutar todas las funciones de comunicación de su sistema telefónico, como la llamada en espera y el buzón de voz. Su sistema puede gestionarse mediante un flujo de llamadas, que es un conjunto de funciones y reglas que usted asigna a un número de teléfono determinado.

Lo más importante: En un sistema PBX en la nube, todo el software y los datos se almacenan en la nube. El equipo PBX facilita todos los servicios telefónicos y permite funciones como la llamada en espera y el buzón de voz.

Cómo utilizar un flujo de llamadas

Un flujo de llamadas le ayuda a gestionar cómo se enrutan sus llamadas. Una configuración de flujo de llamadas le permite controlar cuándo, dónde y cómo entran las llamadas a través de las líneas telefónicas principales de su empresa. Esto significa que puede establecer determinados horarios de recepción de llamadas, ver la ubicación de la persona que llama o controlar quién recibe la llamada. La interfaz de flujo de llamadas varía según el proveedor, pero la mayoría ofrece opciones de personalización similares para su solución PBX alojada.

Por ejemplo, puedes especificar qué teléfonos utilizas tú o tus empleados, en qué orden deben sonar esos teléfonos (en paralelo o en una secuencia) y cuáles serán las reglas de gestión de las llamadas si nadie responde.

Lo más importante: El flujo de llamadas es esencialmente la forma en que se gestionan las llamadas realizadas a la línea telefónica de su empresa. Puedes controlar dónde, cuándo y cómo se gestionan las llamadas con tu sistema.

Nota del editor: ¿Necesita un sistema telefónico empresarial? Rellene el siguiente cuestionario para que nuestros socios proveedores se pongan en contacto con usted con información gratuita.

¿Cuáles son las ventajas de la centralita en la nube?

Bajo coste

La mayor ventaja de un sistema PBX alojado en la nube es su bajo coste. Dado que un sistema PBX alojado se proporciona como un servicio, no tiene que comprar ningún equipo físico; el único equipo que puede necesitar son los teléfonos de sobremesa habilitados para VoIP.

Sin embargo, también tiene la opción de dirigir todas las llamadas a los teléfonos móviles de los empleados. La falta de equipos también le ayuda a ahorrar en costes de instalación y mantenimiento. Todos los servicios y funciones están totalmente alojados en la nube y son mantenidos por su proveedor, lo que significa que el coste de su servicio telefónico cubre las actualizaciones periódicas y el mantenimiento. La mayoría de los proveedores ofrecen portales en línea a través de los cuales puedes gestionar tus líneas telefónicas, las actualizaciones y las necesidades de mantenimiento.

Una solución de centralita alojada también le ofrece un importante control sobre lo que paga, ya que sólo paga por las funciones y las líneas telefónicas que necesita. Además, la mayoría de los sistemas telefónicos empresariales alojados en la nube ofrecen llamadas nacionales ilimitadas, lo que garantiza que los empleados puedan utilizar el teléfono todo el tiempo que quieran, sin tener que preocuparse de acumular cargos adicionales.

Características y flexibilidad

Los sistemas PBX basados en la nube ofrecen importantes ventajas en términos de características y flexibilidad. A medida que el mundo se mueve cada vez más hacia entornos de trabajo flexibles y no tradicionales, se ha convertido en una gran prioridad empresarial estar localizable en cualquier momento y lugar. Una solución alojada le permite realizar llamadas de negocios a través de su smartphone u ordenador siempre que tenga una conexión a Internet, por lo que si está pensando en trasladar su negocio a una nueva ubicación, no tendrá que preocuparse de cargar con ningún equipo (excepto los teléfonos).

Tus empleados pueden personalizar la configuración de su teléfono según lo que más les convenga, como por ejemplo que sus llamadas se dirijan tanto a su teléfono de escritorio como a su ordenador, o a su teléfono de escritorio y a su teléfono móvil.

La PBX en la nube también ofrece funciones como el envío de mensajes de texto, la transcripción del buzón de voz, la grabación de llamadas y la integración con servicios de proveedores. Las características varían entre los sistemas, por lo que debe explorar las características que cree que su negocio necesitará y comparar para ver qué características incluye cada proveedor y cuáles debe comprar como complementos. [Read related article: Choosing a Business Phone System]

Estas son algunas de las funciones útiles adicionales que ofrecen muchos sistemas PBX alojados en la nube:

• Gestión en línea: Los administradores pueden realizar cambios en el sistema telefónico, como añadir usuarios, asignar números de teléfono, crear grupos de llamada y revisar los informes de llamadas y los extractos mensuales desde un portal en línea. Los empleados pueden acceder al portal para comprobar su buzón de voz, ver el directorio de la empresa y configurar rutas de desvío de llamadas.

• Grupos de llamadas: Un grupo de llamada se utiliza para organizar a sus empleados en grupos por lo que hacen o por su departamento. Por ejemplo, el equipo de ventas puede tener su propio grupo de timbre para que cuando un cliente llame para hablar con un representante, se notifique a todos los de ese grupo de timbre.

• Correo de voz a correo electrónico: Esta función permite enviar archivos de audio o transcripciones de mensajes de voz a la bandeja de entrada de un empleado.

• Cola de llamadas: Las colas de llamadas ayudan a gestionar la afluencia de llamadas colocando a las personas que llaman en una línea o en espera hasta que un empleado esté disponible para atender la llamada.

• Llamadas ilimitadas: Permite a los empleados realizar tantas llamadas nacionales como necesiten sin coste adicional.

• Videoconferencia/conferencia web: Los usuarios pueden organizar reuniones de vídeo que permiten compartir la pantalla, lo que permite a los usuarios ver y discutir documentos o presentaciones. Aunque la capacidad de las llamadas varía entre los proveedores, algunos permiten tener hasta 1.000 personas en una llamada.

• Mensajería instantánea: Esta función permite a los usuarios enviar mensajes en línea a sus compañeros de trabajo.

• Mensajes de texto: Los empleados pueden enviar mensajes de texto desde sus líneas de empresa en lugar de desde sus números de teléfono personales.

• Auto-atención: Las operadoras automáticas son básicamente recepcionistas virtuales que responden a las llamadas y las transfieren a los empleados adecuados. Por ejemplo, una persona que llama puede escuchar a un asistente automático decir: «Pulse 1 para ventas, pulse 2 para servicio al cliente o pulse 0 para hablar con un operador».

• Marcación de extensiones: En lugar de marcar todo el número de teléfono de un empleado, los empleados pueden marcar algunos números para conectarse con sus compañeros de trabajo.

• Llamadas en conferencia: Puedes organizar llamadas con cientos, o a veces miles, de participantes a la vez.

Servicio fiable

Para muchas empresas, la comunicación telefónica es la columna vertebral de sus actividades diarias, por lo que un servicio fiable es imprescindible. Un sistema tradicional de telefonía fija utiliza cables de cobre para transferir las llamadas telefónicas, y estos cables son vulnerables a los desastres naturales, el vandalismo y el desgaste general, todo lo cual puede significar interrupciones prolongadas de su servicio telefónico.

Los sistemas PBX en la nube utilizan Internet, lo que significa que su servicio telefónico es tan fuerte como su conexión a Internet. Debido a que toda su información está en la nube, su sistema debería experimentar poco o ningún tiempo de inactividad en caso de un problema. La redundancia geográfica, que es cuando el proveedor tiene varios servidores en diferentes ubicaciones físicas, es una de las medidas de fiabilidad más comunes de estos sistemas. Cada servidor contiene información idéntica, por lo que si uno falla, otro puede ocupar su lugar casi al instante.

Lo más importante: Los sistemas PBX en la nube son más baratos y más flexibles que los sistemas tradicionales de telefonía fija. Las soluciones PBX en la nube también ofrecen varias funciones valiosas, como llamadas ilimitadas, colas de llamadas y asistentes automáticos.

¿Cuáles son los contras de un sistema PBX alojado?

Aunque el servicio PBX alojado parece ser la opción más popular en el mercado actual, un proveedor de PBX alojado puede no ser la opción adecuada para su negocio.

Si no tienes acceso a Internet de alta velocidad, tienes una mala conexión a Internet o no puedes asegurar adecuadamente tu conexión, la PBX en la nube puede traerte más frustración de la que vale. El sistema es totalmente dependiente de Internet y no funcionará correctamente sin una conexión fuerte, por lo que si su proveedor de servicios de Internet es poco fiable o con frecuencia se cae su servicio de Internet, PBX alojado no es un ajuste para usted.

Además, debido a que están basadas en Internet, las soluciones PBX en la nube son más susceptibles a las violaciones de seguridad que los sistemas digitales. Cuando hable con los proveedores, asegúrese de preguntar sobre sus medidas de seguridad y cómo protegen sus datos. Asegúrese de que cuentan con seguridad física y de red, seguridad de los puntos finales de la troncal SIP, supervisión y detección de fraudes de peaje y un sistema de supervisión dedicado que le avise de cualquier actividad sospechosa.

Lo más importante: Con los sistemas PBX alojados en la nube, la calidad de las llamadas depende de la conexión a Internet, por lo que si es mala, sus llamadas también lo serán. Este sistema también es más vulnerable a las brechas de seguridad.

Proveedores populares de centralitas en la nube

Encontrar el sistema PBX en la nube adecuado para su empresa es clave para dar a sus clientes y empleados exactamente lo que necesitan. Estas son algunas opciones populares y lo que ofrecen:

RingCentral: RingCentral ofrece cuatro niveles de suscripción que van de 29,99 a 59,99 dólares por usuario y mes. Antes de empezar, RingCentral le proporciona un especialista en implementación, que le ayuda a elegir nuevos números, transferir los números actuales y decidir cuántos teléfonos necesitará. Las funciones de llamada de la compañía incluyen desvío de llamadas, grabación de llamadas, filtrado de llamadas, registros de llamadas, alertas de mensajes y reglas de respuesta. Otras herramientas populares son las recepcionistas automáticas, las herramientas de presencia, los sistemas de respuesta de voz interactiva multinivel, la música de espera, el buzón de voz, el buzón de voz al correo electrónico y el buzón de voz visual. Las conferencias telefónicas pueden albergar hasta 1.000 participantes. RingCentral también ofrece una aplicación móvil para dispositivos iOS y Android.

Ooma Office: Los precios de Ooma se basan en si eliges una centralita IP, una opción de teléfono analógico o ambas. Independientemente del tipo de teléfono, el precio inicial de Ooma es de 19,95 dólares por usuario y mes. Sin embargo, si quieres utilizar teléfonos analógicos, tendrás que instalar algunos de los equipos locales de Ooma. Este sistema PBX también ofrece llamadas por nombre, una recepcionista virtual y números de teléfono virtuales para los empleados que trabajan fuera de la oficina.

8×8: Este sistema de comunicación unificada VoIP alojado en la nube oscila entre los 12 y los 115 dólares por usuario y mes. El servicio tiene un tiempo de actividad del 99,999%, lo que significa que sólo se cae durante unos minutos al año. 8×8 ofrece llamadas tripartitas, desvío de llamadas, llamada en espera, transferencia de llamadas, buzón de voz en línea, una operadora automática, grupos de timbre e identificación de llamadas. También tiene integraciones con programas populares como G Suite, Office 365 y Salesforce.

GoToConnect: GoToConnect tiene un precio a partir de 19,95 dólares por usuario y mes. Este sistema ofrece estrategias de timbre avanzadas, anuncios previos a la llamada, colas de llamadas ilimitadas, anuncios de tiempo de espera, videoconferencia, salas de reuniones personales y pantalla compartida.

Lo más importante: Hay muchos sistemas PBX para los propietarios de empresas entre los que elegir, pero algunos programas de calidad que deberías consultar son GoToConnect, 8×8, Ooma Office y RingCentral.

Kiely Kuligowski ha colaborado en la redacción de este artículo.